La certification Qualiopi repose sur le Référentiel national qualité (RNQ). Pour un organisme de formation, un CFA ou tout autre prestataire concerné, l'enjeu ne consiste pas seulement à disposer de documents : il faut être capable de démontrer que les pratiques annoncées sont réellement mises en œuvre et suivies.
Le référentiel est organisé autour de 7 critères qualité. Le guide de lecture officiel précise, pour chaque indicateur, le niveau attendu, des exemples d'éléments de preuve et certaines modalités d'application selon les prestations réalisées.
Quels sont les 7 critères Qualiopi ?
Les 7 critères du Référentiel national qualité couvrent l'ensemble du parcours d'une prestation : de l'information donnée au public jusqu'au recueil des appréciations et à l'amélioration des pratiques.
1. Informer clairement le public
Le premier critère concerne les informations mises à disposition avant l'entrée en formation. Elles doivent être accessibles, suffisamment détaillées et vérifiables.
Selon les prestations proposées, il convient notamment de vérifier la bonne présentation des informations relatives aux prérequis, aux objectifs, à la durée, aux modalités et délais d'accès, aux tarifs, aux contacts, aux méthodes mobilisées, aux modalités d'évaluation et à l'accessibilité aux personnes en situation de handicap.
Les indicateurs de résultats doivent également être adaptés aux prestations réalisées et aux publics accueillis.
2. Définir les objectifs et adapter la conception de la prestation
Le deuxième critère porte sur l'identification des objectifs et l'adaptation de la prestation aux besoins des bénéficiaires.
L'organisme doit pouvoir montrer qu'il analyse le besoin en amont et qu'il définit des objectifs opérationnels et évaluables. Le contenu et les modalités de la prestation doivent ensuite être cohérents avec ces objectifs et avec le public concerné.
En pratique, il est utile de pouvoir retrouver une continuité entre l'analyse du besoin, les objectifs annoncés, le programme, les méthodes pédagogiques et l'évaluation.
3. Adapter l'accueil, l'accompagnement, le suivi et l'évaluation
Le troisième critère s'intéresse à la manière dont la prestation est effectivement mise en œuvre auprès des bénéficiaires.
L'organisme doit être en mesure de démontrer que les modalités d'accueil, d'accompagnement, de suivi et d'évaluation sont adaptées aux publics et aux prestations proposées.
Cela implique notamment de réfléchir aux difficultés susceptibles d'être rencontrées pendant le parcours, aux besoins particuliers des bénéficiaires et aux moyens permettant d'assurer un suivi réel.
4. Mobiliser des moyens adaptés
Le quatrième critère concerne les moyens pédagogiques, techniques et humains mobilisés pour réaliser les prestations.
Les locaux, outils numériques, ressources pédagogiques, équipements et moyens d'encadrement doivent être cohérents avec les prestations proposées et les conditions dans lesquelles elles sont réalisées.
L'objectif n'est donc pas d'accumuler des outils, mais de pouvoir expliquer pourquoi les moyens choisis sont adaptés à la prestation et aux bénéficiaires.
5. Développer les compétences des personnes qui interviennent
Le cinquième critère porte sur la qualification et le développement des connaissances et compétences des personnes chargées de mettre en œuvre les prestations.
L'organisme doit identifier les compétences nécessaires aux missions réalisées et veiller à leur développement.
Il est donc pertinent de conserver des éléments permettant de suivre les compétences des intervenants et les actions mises en œuvre pour les maintenir ou les développer.
6. S'inscrire dans son environnement professionnel
Le sixième critère concerne l'inscription du prestataire dans son environnement professionnel.
Il invite notamment l'organisme à suivre les évolutions qui peuvent avoir un impact sur son activité et à mobiliser les ressources, partenaires ou compétences utiles à ses prestations.
La veille ne devrait donc pas être envisagée comme une simple collection de liens : l'enjeu est aussi de montrer comment les informations pertinentes sont identifiées, partagées et, lorsque cela est nécessaire, prises en compte dans les pratiques.
7. Recueillir les appréciations et traiter les réclamations
Le dernier critère porte sur le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations des différentes parties prenantes.
Questionnaires, retours des bénéficiaires, échanges avec les entreprises ou autres parties prenantes et réclamations peuvent ainsi contribuer au pilotage de la qualité.
Le point essentiel est de ne pas s'arrêter au recueil : les retours pertinents doivent pouvoir alimenter l'analyse et l'amélioration des prestations.
Combien d'indicateurs comporte Qualiopi ?
Le référentiel comprend un tronc commun de 22 indicateurs, auquel peuvent s'ajouter 10 indicateurs spécifiques liés notamment à l'apprentissage ou aux formations certifiantes. Tous les organismes ne sont donc pas nécessairement concernés par exactement les mêmes indicateurs.
C'est pourquoi la préparation d'un audit doit commencer par l'identification précise des indicateurs applicables à l'activité et aux catégories d'actions de l'organisme.
Quels sont les points de vigilance pour préparer un audit Qualiopi ?
Un audit ne devrait pas être préparé comme une simple vérification de la présence de documents. L'enjeu est de pouvoir démontrer la cohérence entre les processus définis et leur mise en œuvre réelle.
- Vérifier que les informations publiées correspondent aux prestations réellement proposées.
- S'assurer que les éléments de preuve sont à jour et correspondent aux pratiques effectives.
- Pouvoir expliquer comment les besoins des bénéficiaires sont analysés.
- Vérifier la cohérence entre objectifs, programme, méthodes et modalités d'évaluation.
- Tracer les actions de suivi, de veille et de développement des compétences lorsqu'elles sont applicables.
- Conserver et analyser les appréciations et réclamations afin d'alimenter l'amélioration des prestations.
Un élément de preuve est utile lorsqu'il permet de démontrer une pratique réelle. Il ne remplace pas la cohérence du processus mis en œuvre par l'organisme.
Qualiopi et sous-traitance : un point à surveiller
La version 9 du guide de lecture du Référentiel national qualité, publiée le 8 janvier 2024, a notamment intégré des précisions relatives à la sous-traitance.
Par ailleurs, le recours à la sous-traitance dans le cadre de Mon Compte Formation fait l'objet de règles spécifiques. Depuis le 1er avril 2024, de nouvelles conditions s'appliquent aux contrats concernés, avec notamment des exigences relatives aux sous-traitants et l'interdiction de certaines pratiques comme la sous-traitance en cascade.
Les organismes qui interviennent dans le cadre du CPF ont donc intérêt à examiner séparément ces règles, qui ne se résument pas au seul contenu du référentiel Qualiopi.
Qualiopi : les erreurs à éviter
Certaines difficultés rencontrées lors de la préparation d'un audit proviennent moins d'un manque de documents que d'un manque de cohérence ou de traçabilité.
- Créer des procédures qui ne correspondent pas aux pratiques réelles.
- Conserver des documents obsolètes ou contradictoires.
- Préparer les preuves uniquement quelques jours avant l'audit.
- Confondre la présence d'un document avec la démonstration d'une pratique.
- Ne pas adapter ses processus aux prestations réellement proposées.
- Recueillir des retours sans montrer comment ils sont pris en compte.
Comment préparer Qualiopi plus sereinement ?
Une préparation efficace commence par un état des lieux. Pour chaque indicateur applicable, posez-vous trois questions simples : qu'est-ce que nous faisons, comment pouvons-nous le démontrer et nos preuves correspondent-elles encore à nos pratiques ?
Cette approche permet d'identifier plus facilement les écarts et d'éviter de produire des documents uniquement pour répondre à l'audit.
L'objectif est de construire un système qualité compréhensible, proportionné à votre activité et réellement utilisable au quotidien.
Questions fréquentes sur Qualiopi
Qualiopi comporte-t-elle 6 ou 7 critères ?
Le Référentiel national qualité est organisé autour de 7 critères. Ces critères sont ensuite déclinés en indicateurs dont l'applicabilité dépend notamment des catégories d'actions réalisées.
Qualiopi est-elle obligatoire pour tous les organismes de formation ?
La certification Qualiopi est obligatoire pour les prestataires d'actions concourant au développement des compétences qui souhaitent bénéficier de fonds provenant des financeurs publics ou mutualisés concernés par cette obligation.
Faut-il créer un document pour chaque indicateur ?
Non. Le guide de lecture présente des exemples d'éléments de preuve, mais l'objectif est avant tout de démontrer que le niveau attendu est atteint. Un même document ou un même processus peut parfois contribuer à démontrer plusieurs éléments, selon la situation de l'organisme.
Quelle version du guide de lecture Qualiopi faut-il consulter ?
Il convient de vérifier régulièrement la version publiée par le ministère chargé du Travail. La version 9 du guide, datée du 8 janvier 2024, intègre notamment les précisions apportées précédemment ainsi que des éléments relatifs à la sous-traitance.
Ce qu'il faut retenir
Qualiopi repose sur une logique de qualité structurée autour de 7 critères. Une préparation efficace ne consiste pas seulement à rassembler des preuves avant l'audit : elle suppose de vérifier que les informations, processus, pratiques et éléments de preuve sont cohérents entre eux.
En travaillant régulièrement sur cette cohérence, l'audit devient davantage la vérification d'un système déjà vivant qu'une échéance nécessitant de tout reconstruire au dernier moment.