Créer un centre de formation d'apprentis (CFA) permet de proposer des formations en alternance préparant à des certifications professionnelles accessibles par la voie de l'apprentissage.
Mais ouvrir un CFA ne consiste pas simplement à ajouter « apprentissage » à l'offre d'un organisme de formation. Cette activité répond à des règles spécifiques concernant la déclaration de l'activité, les certifications préparées, la qualité, l'accompagnement des apprentis, les relations avec les entreprises et le financement.
Voici les principales étapes à connaître avant de lancer un projet de CFA.
Qu'est-ce qu'un CFA ?
Un CFA est un organisme qui dispense des actions de formation par apprentissage.
L'apprentissage repose sur une alternance entre une formation dispensée par le CFA et une formation pratique réalisée chez un employeur, sous la responsabilité notamment d'un maître d'apprentissage.
Le CFA ne se limite donc pas à dispenser des cours. Il doit également assurer différentes missions d'accompagnement, de suivi et de coordination autour du parcours de l'apprenti.
Peut-on librement créer un CFA ?
Depuis la réforme de la formation professionnelle et de l'apprentissage issue de la loi du 5 septembre 2018, la création d'un CFA ne repose plus sur l'ancien système d'autorisation et de conventionnement avec la Région.
Cela ne signifie cependant pas que l'activité est libre de toute obligation.
L'organisme qui souhaite dispenser des formations par apprentissage doit respecter le cadre applicable aux organismes de formation ainsi que les dispositions spécifiques aux CFA.
Créer juridiquement un CFA est une chose. Construire une activité d'apprentissage conforme, finançable et viable en est une autre.
Étape 1 : définir précisément le projet de CFA
Avant les démarches administratives, il est essentiel de définir le projet.
Plusieurs questions doivent être clarifiées :
- Quels métiers souhaitez-vous préparer ?
- Quel public souhaitez-vous accueillir ?
- Sur quel territoire souhaitez-vous intervenir ?
- Quelles entreprises pourraient recruter vos apprentis ?
- Quelles certifications souhaitez-vous préparer ?
- Disposez-vous des compétences pédagogiques nécessaires ?
- Quels moyens humains, matériels et numériques seront nécessaires ?
- Quel sera le modèle économique du CFA ?
Cette étape est fondamentale : l'existence administrative du CFA ne garantit ni le recrutement d'apprentis ni l'équilibre économique de son activité.
Étape 2 : choisir les certifications préparées
Une formation en apprentissage prépare à une certification professionnelle permettant le recours à cette voie de formation.
Le projet doit donc être construit à partir des certifications que le CFA souhaite préparer.
Avant d'ouvrir une formation, il convient notamment de vérifier :
- la certification professionnelle visée ;
- son enregistrement et sa situation dans le RNCP ;
- sa date d'échéance ;
- son accessibilité par la voie de l'apprentissage ;
- les compétences et blocs de compétences concernés ;
- les modalités d'évaluation et de certification ;
- les éventuelles exigences de l'organisme certificateur.
Être CFA ne signifie pas être certificateur
Cette distinction est importante.
Un CFA peut préparer des apprentis à une certification dont il n'est pas lui-même propriétaire.
Dans ce cas, il doit vérifier les conditions dans lesquelles il est autorisé à préparer les candidats et, lorsque cela est nécessaire, organiser sa relation avec l'organisme qui porte la certification.
Les modalités peuvent varier selon les certifications. Il est donc indispensable d'étudier précisément les règles applicables au titre ou diplôme concerné avant de commercialiser la formation.
Étape 3 : créer ou adapter la structure juridique
Un CFA peut être porté par différentes formes de structures. Le choix dépend du projet, de son organisation, de ses partenaires et de son modèle économique.
Si l'activité est portée par une personne morale de droit privé concernée par les dispositions applicables aux CFA, les statuts doivent notamment faire apparaître expressément dans leur objet l'activité de formation en apprentissage.
Pour un organisme de formation déjà existant, il faut donc vérifier que ses statuts sont compatibles avec cette nouvelle activité et les modifier si nécessaire.
Étape 4 : disposer d'une déclaration d'activité
Un CFA relève également du cadre applicable aux organismes de formation professionnelle.
L'organisme doit donc disposer d'une déclaration d'activité enregistrée auprès de l'administration compétente.
Pour une structure qui débute son activité de formation, la déclaration d'activité intervient dans le cadre de la première convention ou du premier contrat de formation professionnelle, selon les règles applicables.
Lorsqu'un organisme de formation privé dispense pour la première fois une action de formation par apprentissage, des obligations spécifiques existent également concernant la transmission de ses statuts à l'administration.
Il est important de distinguer la déclaration d'activité de la certification Qualiopi : ce sont deux démarches différentes.
Étape 5 : obtenir les identifiants nécessaires à l'activité
Le fonctionnement d'un CFA implique différents échanges avec les acteurs de l'apprentissage, les entreprises, les OPCO, les certificateurs et les administrations.
Selon la situation du CFA et les formations proposées, plusieurs informations administratives et identifiants peuvent être nécessaires pour permettre l'enregistrement et le suivi des contrats et des formations.
Ces démarches doivent être anticipées avant l'ouverture effective des premières sessions afin d'éviter qu'un problème administratif bloque le démarrage d'un contrat.
Étape 6 : préparer la certification Qualiopi
La certification Qualiopi constitue un élément central du fonctionnement d'un CFA bénéficiant des financements concernés par l'obligation de certification qualité.
Elle doit couvrir la catégorie d'actions correspondant aux actions de formation par apprentissage.
Un organisme déjà certifié pour des actions de formation classiques ne doit donc pas considérer automatiquement que son périmètre Qualiopi couvre l'apprentissage.
Il convient de vérifier le périmètre de son certificat et d'engager les démarches nécessaires auprès de son organisme certificateur.
Et pour un CFA qui démarre son activité ?
Un dispositif particulier permet aux CFA dispensant pour la première fois une action de formation par apprentissage de démarrer leur activité avant l'obtention définitive de leur certification, sous certaines conditions.
Ils disposent d'un délai prévu par la réglementation après la conclusion de leur première convention de formation par apprentissage pour obtenir leur certification.
Il ne faut donc pas attendre le dernier moment : la démarche Qualiopi doit être intégrée au planning de création du CFA dès le départ.
Étape 7 : organiser les missions obligatoires du CFA
Le Code du travail confie aux CFA un ensemble de missions qui dépassent largement l'organisation des cours.
Le CFA doit notamment organiser l'accompagnement des apprentis et contribuer à la réussite de leur parcours.
Parmi les missions à anticiper dans l'organisation, on retrouve notamment :
- l'accompagnement des candidats à l'apprentissage ;
- l'appui à la recherche d'un employeur ;
- la coordination entre la formation au CFA et en entreprise ;
- l'information des apprentis sur leurs droits et devoirs ;
- la prévention des difficultés pouvant conduire à une rupture ;
- l'accompagnement des personnes en situation de handicap ;
- le suivi des apprentis lorsque la formation est réalisée à distance ;
- l'évaluation des compétences dans le respect des règles de la certification ;
- l'accompagnement vers les dispositifs et aides auxquels les apprentis peuvent prétendre.
Ces missions doivent être pensées dès la création du CFA, car elles ont un impact direct sur les ressources humaines, les procédures et le budget nécessaires.
Le référent handicap : un rôle à prévoir
L'accessibilité ne peut pas être traitée uniquement lorsqu'une difficulté apparaît.
Le CFA doit prévoir l'accompagnement des personnes en situation de handicap et désigner un référent chargé de favoriser leur intégration et de contribuer à la mise en place des adaptations nécessaires.
Cette mission concerne à la fois le parcours au CFA et l'articulation avec l'entreprise.
Étape 8 : mettre en place un conseil de perfectionnement
Tout CFA doit prévoir un conseil de perfectionnement.
Sa fonction est de veiller à l'organisation et au fonctionnement du CFA.
Sa mise en place ne doit donc pas être considérée comme une simple formalité administrative : elle participe au pilotage de l'activité et à son amélioration.
Étape 9 : organiser la relation avec les entreprises
Un CFA fonctionne nécessairement en lien étroit avec les employeurs.
L'entreprise ne constitue pas seulement le lieu où l'apprenti travaille : elle participe à sa formation.
Le CFA doit donc organiser la coopération entre ses équipes pédagogiques et les maîtres d'apprentissage.
Cela peut notamment passer par :
- des contacts réguliers avec le maître d'apprentissage ;
- des outils de suivi du parcours ;
- des visites ou échanges de suivi ;
- une clarification des compétences travaillées en entreprise ;
- un traitement rapide des difficultés rencontrées ;
- une coordination des évaluations lorsque cela est nécessaire.
Étape 10 : construire le modèle économique du CFA
Le modèle économique d'un CFA doit être étudié avant le lancement des formations.
Le financement des contrats d'apprentissage repose notamment sur des niveaux de prise en charge associés aux certifications et selon les règles applicables.
Ces montants ne doivent pas être considérés comme définitivement acquis : le cadre du financement de l'apprentissage évolue et les niveaux de prise en charge sont régulièrement actualisés.
Avant d'ouvrir une formation, il faut donc confronter :
- le niveau de prise en charge applicable ;
- le coût pédagogique réel de la formation ;
- les salaires de l'équipe ;
- les coûts administratifs ;
- les locaux et équipements ;
- les outils numériques ;
- l'accompagnement des apprentis ;
- le recrutement commercial ;
- les éventuelles périodes sans financement ;
- les risques de rupture des contrats.
Un niveau de prise en charge élevé ne signifie pas automatiquement qu'une formation sera rentable. Le modèle doit être calculé à partir des coûts réels du CFA.
Financement de l'apprentissage : ce qui a changé depuis 2025
Le financement de l'apprentissage a connu plusieurs évolutions importantes depuis le 1er juillet 2025.
Les modalités de versement des niveaux de prise en charge ont notamment évolué avec une proratisation liée à la durée réelle de formation et un nouveau calendrier de versement.
Des règles particulières concernent également certaines formations réalisées très majoritairement à distance.
Pour les formations de l'enseignement supérieur, une participation obligatoire de l'employeur a également été introduite dans certaines situations.
Le système de détermination des niveaux de prise en charge continue par ailleurs d'évoluer.
Un porteur de projet de CFA doit donc impérativement travailler avec les règles et les niveaux de prise en charge en vigueur au moment où il construit son modèle économique.
Étape 11 : prévoir la comptabilité et le suivi financier
L'activité de formation par apprentissage implique des obligations spécifiques en matière de suivi des coûts et de comptabilité.
Le CFA doit donc anticiper dès sa création la manière dont seront identifiés et suivis les produits et les charges liés à son activité d'apprentissage.
La remontée des données comptables et analytiques fait partie des obligations auxquelles les organismes exerçant une activité d'apprentissage peuvent être soumis.
Cette dimension doit être intégrée dès le choix des outils comptables et du fonctionnement administratif.
Étape 12 : construire les processus pédagogiques et qualité
Avant l'arrivée des premiers apprentis, le CFA doit être capable de faire fonctionner concrètement ses parcours.
Il faut notamment organiser :
- l'information du public ;
- le recrutement et le positionnement des apprentis ;
- l'analyse des besoins ;
- l'accueil et l'intégration ;
- la coordination avec les entreprises ;
- le suivi des présences et de l'assiduité ;
- les évaluations ;
- la gestion des difficultés et ruptures ;
- l'accompagnement du handicap ;
- le recueil des appréciations ;
- le traitement des réclamations ;
- l'amélioration continue.
Ces processus doivent être proportionnés à la taille du CFA. Une petite structure n'a pas besoin de reproduire l'organisation administrative d'un CFA accueillant plusieurs milliers d'apprentis.
Créer un CFA interne ou travailler avec un CFA existant ?
Créer son propre CFA n'est pas toujours la solution la plus pertinente.
Selon le projet, il peut être intéressant d'étudier une coopération avec un CFA existant plutôt que de porter immédiatement l'ensemble des obligations liées à cette activité.
Le choix dépend notamment :
- du nombre d'apprentis envisagé ;
- des certifications concernées ;
- des compétences déjà disponibles en interne ;
- du niveau d'autonomie recherché ;
- du modèle économique ;
- de la stratégie de développement à moyen terme.
L'enjeu n'est donc pas de créer un CFA à tout prix, mais de choisir le modèle le plus cohérent avec le projet.
Combien de temps faut-il pour créer un CFA ?
Il n'existe pas un délai unique valable pour tous les projets.
La durée dépend notamment de la situation initiale de la structure, des certifications préparées, des démarches administratives, de Qualiopi, des relations avec les certificateurs, du recrutement des équipes et de la recherche des entreprises et des apprentis.
Un organisme de formation déjà structuré ne partira évidemment pas du même point qu'une structure créée spécifiquement pour lancer une activité d'apprentissage.
Il est donc préférable de construire un rétroplanning réaliste plutôt que de promettre une ouverture à une date avant d'avoir vérifié toutes les dépendances du projet.
Les erreurs à éviter lors de la création d'un CFA
- Commencer par les démarches administratives sans valider le marché : un CFA a besoin d'apprentis et d'entreprises.
- Choisir une certification sans vérifier ses conditions : l'accès à la certification et ses modalités doivent être étudiés avant le lancement.
- Confondre NDA et Qualiopi : la déclaration d'activité et la certification qualité répondent à des objectifs différents.
- Sous-estimer les missions du CFA : l'accompagnement des apprentis représente une véritable charge humaine et organisationnelle.
- Construire le business plan uniquement à partir du niveau de prise en charge : il faut intégrer les coûts réels et les risques.
- Négliger la relation entreprise : la qualité du parcours repose aussi sur la coopération avec le maître d'apprentissage.
- Attendre les premiers apprentis pour organiser la qualité : les processus essentiels doivent être prêts avant le démarrage.
Checklist : êtes-vous prêt à créer votre CFA ?
Avant de lancer votre première formation, vérifiez que vous pouvez répondre clairement aux questions suivantes :
- Notre projet répond-il à un besoin identifié ?
- Les entreprises sont-elles susceptibles de recruter nos apprentis ?
- Les certifications préparées ont-elles été vérifiées ?
- Notre structure juridique est-elle adaptée ?
- Notre situation administrative est-elle conforme ?
- Le périmètre Qualiopi nécessaire est-il anticipé ?
- Les missions obligatoires du CFA sont-elles organisées ?
- Le référent handicap est-il prévu ?
- Le conseil de perfectionnement est-il organisé ?
- La relation avec les entreprises est-elle structurée ?
- Notre modèle économique est-il viable ?
- Notre organisation comptable est-elle adaptée ?
- Nos processus pédagogiques sont-ils opérationnels ?
Questions fréquentes sur la création d'un CFA
Faut-il une autorisation de la Région pour créer un CFA ?
Le système issu de la réforme de 2018 ne repose plus sur l'ancien régime de conventionnement régional pour créer un CFA.
Cela ne supprime cependant pas les nombreuses obligations administratives, pédagogiques, qualité et financières liées à l'activité.
Un organisme de formation peut-il devenir CFA ?
Oui. Un organisme de formation existant peut développer une activité de formation par apprentissage, à condition d'effectuer les démarches nécessaires et de respecter les obligations spécifiques à cette activité.
Faut-il Qualiopi pour créer un CFA ?
La certification Qualiopi est nécessaire dans le cadre des financements soumis à cette obligation et doit couvrir la catégorie correspondant aux actions de formation par apprentissage.
Des dispositions particulières permettent cependant à un CFA qui dispense pour la première fois une action de formation par apprentissage de disposer d'un délai pour obtenir sa certification, sous réserve de respecter les conditions prévues.
Un CFA doit-il avoir un référent handicap ?
Oui. Les missions légales des CFA prévoient la désignation d'un référent chargé de l'intégration des personnes en situation de handicap.
Un CFA doit-il avoir un conseil de perfectionnement ?
Oui. Le Code du travail prévoit l'institution d'un conseil de perfectionnement chargé de veiller à l'organisation et au fonctionnement du CFA.
Comment sont financées les formations en apprentissage ?
Les contrats d'apprentissage font l'objet de règles de prise en charge dont les montants et modalités dépendent du cadre réglementaire et de la certification concernée.
Ces règles ayant connu plusieurs évolutions récentes, le CFA doit vérifier les niveaux de prise en charge et les modalités applicables au moment de la conclusion des contrats.
Ce qu'il faut retenir
Créer un CFA est aujourd'hui plus accessible qu'avant la réforme de 2018, mais cela ne signifie pas que le projet soit simple.
Un CFA doit articuler réglementation, certification professionnelle, qualité, pédagogie, accompagnement des apprentis, relations avec les entreprises et modèle économique.
La meilleure approche consiste donc à construire le projet dans le bon ordre : valider le besoin et les certifications, sécuriser le cadre administratif, organiser les missions du CFA, préparer la qualité et seulement ensuite déployer les premières formations.